Chất lượng #01: Cách tạo và sử dụng bảng quy trình QC（QC工程表）
１．QC工程表とは？ (Bảng kiểm soát chất lượng là gì?)
Bảng kiểm soát chất lượng (QC工程表) là một công cụ để quản lý quy trình sản xuất. Bằng cách sử dụng biểu mẫu này để tổng hợp các đặc tính quản lý và tiêu chuẩn kiểm soát tại từng công đoạn, ta có thể nắm bắt được phương pháp quản lý chất lượng cũng như tình trạng chất lượng sản phẩm.
Theo định nghĩa của Hiệp hội Quản lý Chất lượng Nhật Bản (JSQC), bảng kiểm soát chất lượng được định nghĩa như sau: “Là bảng tóm tắt toàn bộ chuỗi quy trình sản xuất hoặc cung cấp sản phẩm/dịch vụ dưới dạng biểu đồ, trong đó thể hiện ai, khi nào, ở đâu, quản lý cái gì và như thế nào tại từng giai đoạn của quy trình đó.”
Bảng kiểm soát chất lượng trong tiếng Anh gọi là "Quality Control Chart", có nghĩa là biểu đồ quản lý chất lượng. Trong bảng này, các đặc tính cần quản lý và phương pháp kiểm soát sẽ được ghi lại cho từng công đoạn, từ khi nguyên liệu đầu vào được nhập cho đến khi sản phẩm được xuất kho.
Bảng này còn được gọi là “Sơ đồ kiểm soát chất lượng (QC工程図)” và là một công cụ quản lý quy trình quan trọng được nhiều doanh nghiệp trong ngành sản xuất sử dụng rộng rãi.
2. Vai trò của bảng kiểm soát chất lượng (QC工程表)
QC工程表 đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và cải thiện chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất. Cụ thể, vai trò của nó bao gồm:
Làm rõ phương pháp quản lý chất lượng tại từng công đoạn sản xuất. → Giúp người vận hành và nhân viên kiểm tra hiểu rõ cần quản lý và kiểm tra những gì.
Chuẩn hóa các tiêu chuẩn chất lượng và phương pháp kiểm tra. → Giảm thiểu sự khác biệt trong đánh giá giữa các nhân viên khác nhau.
Tăng tính minh bạch trong quy trình sản xuất. → Dễ dàng truy xuất thông tin khi xảy ra sự cố chất lượng.
Là tài liệu tham khảo quan trọng khi đào tạo nhân viên mới. → Hỗ trợ đào tạo nhanh chóng và chính xác về cách thức kiểm tra và quản lý.
Là cơ sở để cải tiến quy trình sản xuất. → Thông qua việc phân tích dữ liệu từ bảng, có thể phát hiện điểm yếu và đưa ra phương án cải tiến.
- Các hạng mục chính trong bảng kiểm soát chất lượng (QC工程表)
Tôi sẽ giải thích nội dung của bảng kiểm soát chất lượng (QC工程表) bằng cách sử dụng mẫu biểu (Hình 1) có thể tải xuống từ trang web này.
① Ký hiệu sơ đồ công đoạn (ký hiệu công đoạn)
Bảng kiểm soát chất lượng (QC工程表) không chỉ được sử dụng trong nội bộ công ty để quản lý chất lượng, cải tiến nghiệp vụ và đào tạo nhân viên, mà còn có thể được sử dụng để giải thích hệ thống quản lý chất lượng của công ty cho các đối tác bên ngoài.
Các ký hiệu trong sơ đồ quy trình được quy định theo tiêu chuẩn JIS Z8206, và khi sử dụng các ký hiệu này, khách hàng cũng có thể dễ dàng hiểu được nội dung.
Bảng 1 dưới đây trình bày các ký hiệu sơ đồ cơ bản.
② Tên công đoạn
“Công đoạn” là các “công việc” được thực hiện bằng máy móc hoặc thủ công trong nhà máy khi sản xuất sản phẩm. Trong mục này, sẽ ghi tên các công đoạn trong chuỗi quy trình như tiếp nhận nguyên liệu, gia công, lắp ráp, kiểm tra, đóng gói, xuất hàng, v.v. (Ví dụ: hàn thiếc, vặn vít, kiểm tra vặn vít, v.v.)
③ Hạng mục quản lý
Trong mục Hạng mục quản lý, sẽ ghi các đặc tính quản lý và tiêu chuẩn quản lý.
Đặc tính quản lý là các yếu tố biểu thị trạng thái sản phẩm như kết quả của từng công đoạn.
Tiêu chuẩn quản lý là các tiêu chuẩn được thiết lập nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Thường thì, để đảm bảo chất lượng, các tiêu chuẩn này được đặt nghiêm ngặt hơn so với yêu cầu của khách hàng, nhằm tính đến sự biến động trong quá trình sản xuất và kiểm tra.
④ Phương pháp quản lý
Trong mục Phương pháp quản lý, sẽ ghi rõ cách thức quản lý cụ thể đối với các hạng mục quản lý.
Để đảm bảo chất lượng, bảng phải được thiết kế sao cho có thể dễ dàng nhìn thấy ai đang quản lý cái gì, lúc nào, bằng dụng cụ gì và trong điều kiện như thế nào tại từng công đoạn.
Bằng cách làm rõ phương pháp đo, tần suất đo, người đo và người chịu trách nhiệm, có thể giảm thiểu sự khác biệt trong cách quản lý giữa các cá nhân.
Ví dụ về cách ghi bảng kiểm soát chất lượng (QC工程表)
Bảng kiểm soát chất lượng (QC工程表) với các mục đã nêu ở trên sẽ có hình thức như hình dưới đây.
4. Bảng kiểm soát chất lượng (QC工程表) và Quy trình làm việc chuẩn (作業標準書)
Bảng kiểm soát chất lượng (QC工程表) và Quy trình làm việc chuẩn (作業標準書) đều là tài liệu được sử dụng phổ biến tại hiện trường sản xuất. Bảng QC工程表 thể hiện các mục liên quan đến chất lượng.
Quy trình làm việc chuẩn ghi rõ các bước thực hiện công việc, những điểm quan trọng cần lưu ý khi làm việc, và các dụng cụ cần sử dụng một cách dễ hiểu.
Bảng QC工程表 là cơ sở để xây dựng quy trình làm việc chuẩn. Phương pháp thực hiện công việc tại từng công đoạn được tổng hợp thành quy trình chuẩn nhằm đáp ứng các hạng mục và tiêu chuẩn quản lý trong bảng QC工程表. Người lao động sẽ thực hiện công việc theo quy trình chuẩn đó để đảm bảo làm việc theo tiêu chuẩn.
Nếu so sánh sự khác nhau giữa bảng QC工程表 và quy trình làm việc chuẩn, sẽ như trong Bảng 2 dưới đây.
Trên đây, là giải thích kiến thức cơ bản về bảng quy trình QC, cũng như cách tạo và sử dụng nó. Tôi hy vọng đây sẽ là một tài liệu tham khảo hữu ích khi cho các cá nhân/công ty thúc đẩy các hoạt động QC.
Checklist triển khai QC工程表 trong nhà máy
- Xác định rõ từng công đoạn, đầu vào và đầu ra của công đoạn đó.
- Ghi hạng mục kiểm soát bằng ngôn ngữ đo được, tránh ghi chung chung như "kiểm tra ngoại quan".
- Làm rõ tiêu chuẩn phán định: OK/NG dựa trên kích thước, giới hạn, mẫu chuẩn hoặc ảnh chuẩn nào.
- Ghi tần suất kiểm tra: 100%, theo lot, theo thời gian hay theo số lượng sản phẩm.
- Xác định người chịu trách nhiệm ghi nhận, xác nhận và xử lý khi phát hiện bất thường.
- Liên kết QC工程表 với 作業標準書, check sheet và hồ sơ truy xuất để tránh mỗi tài liệu nói một kiểu.
Một bảng QC tốt không chỉ để nộp cho khách hàng xem. Nó phải giúp hiện trường hiểu "quản lý cái gì, bằng cách nào, khi nào và ai chịu trách nhiệm".
Ghi chú trao đổi
MINATA chia sẻ các ghi chú này như tài liệu tham khảo từ góc nhìn kỹ thuật thực tế. Nếu có điểm nào cần trao đổi thêm về bản vẽ, tiêu chuẩn, điều kiện đặt hàng hoặc cách hiểu giữa tiếng Nhật - tiếng Việt, bạn có thể liên hệ để cùng rà soát.
Xem tất cả bài viết kỹ thuật MINATA