Tiếng Nhật kỹ thuật #30 — Viết email kỹ thuật tiếng Nhật: khung câu chào – thân – kết
Email công việc tiếng Nhật có khung cố định: mở bằng câu chào lịch sự, vào thẳng mục đích, trình bày rõ ràng, kết bằng câu nhờ vả và ký tên. Viết đúng khung này khiến bạn được nhìn nhận là chuyên nghiệp; viết sai (quá cụt hoặc lan man) gây khó chịu. Bài này cho bạn khung mẫu để ghép là dùng được.
Bảng từ vựng & cụm cố định
| Tiếng Việt | 日本語 | かな | Romaji | Vị trí trong email | Ghi chú |
|---|
| Kính gửi công ty | ○○会社 御中 | おんちゅう | onchū | Đầu (gửi tổ chức) | Cho công ty |
| Kính gửi ông/bà | ○○様 | さま | sama | Đầu (gửi cá nhân) | Sau tên |
| Cảm ơn thường ngày | いつもお世話になっております | — | itsumo osewa ni natte orimasu | Câu chào mở | Bắt buộc |
| Tôi là… | ○○と申します | もうします | to mōshimasu | Giới thiệu | Lần đầu |
| Về việc… | ○○の件で | けん | ken de | Nêu chủ đề | Vào mục đích |
| Đính kèm | 添付 | てんぷ | tenpu | Thân | File kèm |
| Xác nhận | ご確認 | かくにん | go-kakunin | Nhờ vả | Nhờ kiểm |
| Nhờ giúp | お願いいたします | — | onegai itashimasu | Kết | Câu nhờ |
| Xin lỗi làm phiền | お手数ですが | てすう | otesū desu ga | Trước lời nhờ | Lịch sự |
| Nếu được thì | 恐れ入りますが | おそれいります | osore irimasu ga | Trước lời nhờ | Rất lịch sự |
| Mong phản hồi | ご返信 | へんしん | go-henshin | Nhờ vả | Xin trả lời |
| Hạn | 期限 | きげん | kigen | Thân | Deadline |
| Trân trọng | よろしくお願いいたします | — | yoroshiku onegai itashimasu | Kết | Câu chốt |
| Chữ ký | 署名 | しょめい | shomei | Cuối | Tên/công ty |
Khung email chuẩn (ghép là dùng)
- Người nhận:
○○会社 ○○様 - Chào mở:
いつもお世話になっております。MINATAの○○です。 - Mục đích (1 câu):
○○の件でご連絡いたしました。 - Thân: trình bày rõ, mỗi ý một dòng; nếu có file:
詳細は添付ファイルをご確認ください。 - Nhờ vả:
お手数ですが、○月○日までにご返信いただけますでしょうか。 - Kết:
よろしくお願いいたします。 - Chữ ký: tên – công ty – liên hệ.
Ví dụ hoàn chỉnh (xin xác nhận bản vẽ)
○○会社 ○○様 いつもお世話になっております。MINATAの○○です。 図面No.ABC-123の寸法について確認したい点がございます。 詳細は添付の資料をご確認ください。 お手数ですが、8月15日までにご回答いただけますでしょうか。 よろしくお願いいたします。 ——(署名)——
Mẫu câu ghép theo mục đích
- Gửi tài liệu:
資料をお送りいたします。ご確認をお願いいたします。 - Nhắc nhẹ chưa hồi:
先日の件、その後いかがでしょうか。 - Báo trễ:
納期に遅れが出そうです。改めてご相談させてください。 - Cảm ơn:
ご対応いただきありがとうございます。
Sai lầm thường gặp
- Bỏ câu chào
いつもお世話になっております → bị coi là cụt lủn, thiếu lễ. - Viết mục đích ở cuối email → người Nhật đọc đầu không thấy "để làm gì".
- Nhờ vả trống không, thiếu
お手数ですが/恐れ入りますが → nghe như ra lệnh. - Không ghi 期限 (hạn) rõ khi cần gấp → không ai ưu tiên.
Nghe là làm (tự kiểm)
Bạn cần xin đối tác Nhật gửi lại bản vẽ mới nhất trước thứ Sáu. Ghép câu nhờ vả lịch sự?
<details><summary>Đáp án</summary>お手数ですが、金曜日までに最新の図面をお送りいただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。 — Có お手数ですが (xin lỗi làm phiền) + hạn rõ (金曜日まで) + よろしくお願いいたします để chốt.</details>
Email đối tác mở đầu 「いつもお世話になっております。」 — bạn đáp lại thế nào?
<details><summary>Đáp án</summary>Đáp bằng chính cụm đó: 「お世話になっております。MINATAの○○です。」 rồi vào việc. Đây là nghi thức mở bắt buộc, không dịch nghĩa đen.</details>
MINATA làm giúp
Cần trao đổi email kỹ thuật với đối tác Nhật (xin xác nhận bản vẽ, chốt 納期, xử lý 不具合) mà giữ đúng lễ nghi và chính xác kỹ thuật? MINATA soạn và rà email, làm cầu nối liên lạc Nhật–Việt cho dự án của bạn. Xem dự án Nhật–Việt hoặc dịch vụ hợp tác Nhật–Việt.
Xem tất cả bài viết kỹ thuật MINATA