Tiếng Nhật kỹ thuật #31 — Viết 報告書 (báo cáo): sự cố, tiến độ, kết quả kiểm tra
報告書 (hōkokusho — báo cáo bằng văn bản) là cách người Nhật lưu vết công việc: sự cố, tiến độ, kết quả kiểm tra đều có mẫu riêng. Một 報告書 tốt trình bày sự thật trước, phân tích sau, ngắn gọn và có bằng chứng. Bài này cho khung và vốn từ để bạn viết được ba loại báo cáo hay dùng nhất.
Bảng từ vựng lõi
| Tiếng Việt | 日本語 | かな | Romaji | Trong báo cáo | Ghi chú |
|---|
| Báo cáo | 報告書 | ほうこくしょ | hōkokusho | 表題 | Document |
| Ngày lập | 作成日 | さくせいび | sakuseibi | Đầu trang | Date |
| Người lập | 作成者 | さくせいしゃ | sakuseisha | Đầu trang | Author |
| Tóm tắt | 概要 | がいよう | gaiyō | Mục 1 | Summary |
| Bối cảnh/hiện trạng | 現状 | げんじょう | genjō | Mục | Situation |
| Sự cố / trục trặc | 不具合 | ふぐあい | fuguai | Chủ đề | Defect |
| Nguyên nhân | 原因 | げんいん | gen'in | Phân tích | Cause |
| Biện pháp tạm | 応急処置 | おうきゅうしょち | ōkyū shochi | Xử lý ngay | Temp action |
| Biện pháp căn cơ | 恒久対策 | こうきゅうたいさく | kōkyū taisaku | Chống tái | Permanent |
| Tái phát | 再発 | さいはつ | saihatsu | 再発防止 | Recurrence |
| Kết quả | 結果 | けっか | kekka | Mục | Result |
| Tiến độ | 進捗 | しんちょく | shinchoku | Mục | Progress |
| Kế hoạch | 予定 | よてい | yotei | Sắp tới | Plan |
| Vấn đề tồn | 課題 | かだい | kadai | Còn lại | Issue |
| Đối sách | 対策 | たいさく | taisaku | Giải pháp | Countermeasure |
| Bằng chứng/đính kèm | 添付 | てんぷ | tenpu | Cuối | Evidence |
Khung ba loại báo cáo
不具合報告書 (báo cáo sự cố)
- 概要 — chuyện gì, khi nào, ở đâu (1–2 câu).
- 現状/事実 — mô tả khách quan: hiện tượng, số lượng ảnh hưởng.
- 原因 — nguyên nhân (nếu chưa rõ, ghi "調査中").
- 応急処置 — đã xử lý tạm gì.
- 恒久対策 / 再発防止 — chống tái phát.
進捗報告書 (báo cáo tiến độ)
- 進捗 — %/mốc đã đạt so với 予定. 2. 課題 — vướng gì. 3. 対策/次の予定 — làm gì tiếp.
検査報告書 (báo cáo kết quả kiểm tra)
- 対象/数量 — kiểm cái gì, bao nhiêu. 2. 結果 — 合格/不合格, số liệu. 3. 判定/所見 — kết luận. 4. 添付 — dữ liệu đo.
Nguyên tắc viết
- 事実 → 分析 → 対策: đừng trộn phán đoán vào phần mô tả sự thật.
- 数字で書く (viết bằng con số): "不良が多い" yếu hơn "不良率3.2%".
- 結論を先に: nêu kết luận/mức nghiêm trọng ngay đầu.
- Khi chưa rõ nguyên nhân, ghi 調査中 (đang điều tra) — không bịa.
Mẫu câu theo tình huống
- 不具合が発生しましたので報告いたします。 — fuguai ga hassei shimashita node hōkoku itashimasu — Đã xảy ra sự cố nên tôi xin báo cáo.
- 原因は現在調査中です。 — gen'in wa genzai chōsa-chū desu — Nguyên nhân đang được điều tra.
- 応急処置として○○を実施しました。 — ōkyū shochi to shite ○○ o jisshi shimashita — Đã thực hiện ○○ như biện pháp tạm.
- 再発防止策を検討中です。 — saihatsu bōshi-saku o kentō-chū desu — Đang xem xét biện pháp chống tái phát.
Sai lầm thường gặp
- Viết 原因 mơ hồ để tránh trách nhiệm → mất tin cậy; ghi 調査中 nếu chưa rõ, tốt hơn đoán bừa.
- Bỏ 応急処置/恒久対策 → báo cáo "kể khổ" mà không cho thấy đã/đang xử lý.
- Không có 添付 (bằng chứng, số liệu) → kết luận thiếu sức nặng.
Nghe là làm (tự kiểm)
Sếp yêu cầu 不具合報告書. Ba mục lõi tối thiểu phải có?
<details><summary>Đáp án</summary>現状/事実 (mô tả khách quan), 原因 (hoặc 調査中), và 対策 (応急処置 + 恒久対策/再発防止). Kèm 概要 ở đầu và 添付 bằng chứng nếu có.</details>
Viết lại cho "mạnh" hơn: 「不良が結構出ています。」
<details><summary>Đáp án</summary>Dùng con số: 「不良率が3.2%で、基準の1%を超えています。」 — 事実 bằng số liệu thay vì cảm tính.</details>
MINATA làm giúp
Cần chuẩn hóa mẫu 不具合報告書/進捗報告書/検査報告書 song ngữ Nhật–Việt để đội báo cáo đúng chuẩn khách Nhật? MINATA thiết kế biểu mẫu, hướng dẫn viết và làm cầu nối báo cáo cho dự án. Xem dự án Nhật–Việt hoặc dịch vụ hợp tác Nhật–Việt.
Xem tất cả bài viết kỹ thuật MINATA