Tiếng Nhật kỹ thuật #35 — Email từ chối/đề xuất khác lịch sự (kỹ thuật)
Trong công việc kỹ thuật, đôi khi bạn phải từ chối một yêu cầu bất khả thi (納期 quá gấp, dung sai không đạt được) hoặc đề xuất phương án khác. Người Nhật hiếm khi nói "không" thẳng — họ dùng đệm ngôn (クッション言葉) và luôn kèm giải pháp thay thế. Nói "không" cộc lốc bị coi là thiếu hợp tác. Bài này cho cách từ chối và đề xuất mà vẫn giữ quan hệ.
Bảng từ vựng & cụm đệm
| Tiếng Việt | 日本語 | かな | Romaji | Vai trò | Ghi chú |
|---|
| Đệm ngôn | クッション言葉 | — | kusshon kotoba | Làm mềm | Trước lời từ chối |
| Rất tiếc nhưng | 大変申し訳ございませんが | — | taihen mōshiwake gozaimasen ga | Mở đầu | Xin lỗi trước |
| E rằng khó | 難しい状況です | むずかしい | muzukashii jōkyō desu | Từ chối mềm | Không nói 無理 |
| Không thể (thẳng) | 対応できかねます | — | taiō dekikanemasu | Từ chối lịch sự | できない lịch sự |
| Thay vào đó | 代わりに | かわりに | kawari ni | Đề xuất | Alternative |
| Đề xuất | 提案 | ていあん | teian | Giải pháp | Proposal |
| Nếu là… thì được | ○○であれば可能です | かのう | ○○ de areba kanō desu | Điều kiện | Conditional yes |
| Cân nhắc | 検討 | けんとう | kentō | Xin xem xét | Consider |
| Thành thật | 恐縮ですが | きょうしゅく | kyōshuku desu ga | Đệm | Rất lịch sự |
| Xin thông cảm | ご理解いただけますと | りかい | go-rikai itadakemasu to | Kết | Ask understanding |
| Khả thi | 可能 | かのう | kanō | — | Possible |
| Bất khả thi | 困難 | こんなん | konnan | — | 無理 lịch sự hơn |
| Điều chỉnh | 調整 | ちょうせい | chōsei | Thương lượng | Adjust |
| Nếu có thể | 可能であれば | — | kanō de areba | Đề nghị | If possible |
Công thức từ chối "mềm" của người Nhật
Đệm ngôn → lý do khách quan → phương án thay thế → xin thông cảm.
- Đệm:
大変申し訳ございませんが / 恐縮ですが. - Lý do (khách quan, có số):
技術的に公差0.01の達成は困難です。 - Thay thế (quan trọng nhất):
代わりに、公差0.03であれば対応可能です。 - Kết:
ご検討いただけますと幸いです。
Điểm mấu chốt: luôn có bước 3. Từ chối mà không kèm 代替案 (phương án thay) bị xem là đẩy việc.
Ví dụ hoàn chỉnh (từ chối 納期 gấp)
いつもお世話になっております。 大変申し訳ございませんが、8月10日の納期は難しい状況です。 現在の工程では、最短でも8月14日となります。 代わりに、一部を先行してお納めすることは可能です。 恐れ入りますが、ご検討いただけますでしょうか。 よろしくお願いいたします。
Mẫu câu theo tình huống
Từ chối / báo khó
- 申し訳ございませんが、その仕様では対応できかねます。 — mōshiwake gozaimasen ga, sono shiyō de wa taiō dekikanemasu — Rất tiếc, với spec đó chúng tôi khó đáp ứng.
- 技術的に困難です。 — gijutsu-teki ni konnan desu — Về mặt kỹ thuật là khó (nhẹ hơn 無理).
Đề xuất thay thế
- 代わりに○○を提案させてください。 — kawari ni ○○ o teian sasete kudasai — Thay vào đó, cho tôi đề xuất ○○.
- ○○であれば可能です。 — ○○ de areba kanō desu — Nếu là ○○ thì khả thi.
Sai lầm thường gặp
- Nói 無理です (không thể) cộc → nghe rất phũ; dùng 難しい/困難/対応できかねます.
- Từ chối không kèm phương án → bị coi là thiếu thiện chí hợp tác.
- Đưa lý do cảm tính ("bận lắm") thay vì lý do kỹ thuật/khách quan có số.
- Im lặng không trả lời vì ngại → còn tệ hơn từ chối; luôn hồi đáp.
Nghe là làm (tự kiểm)
Khách Nhật yêu cầu dung sai ±0,005 mà xưởng chỉ đạt ±0,02. Viết câu từ chối kèm đề xuất?
<details><summary>Đáp án</summary>大変申し訳ございませんが、±0.005の達成は技術的に困難です。代わりに±0.02であれば安定して対応可能です。ご検討いただけますと幸いです。 — đệm + lý do kỹ thuật + phương án thay + xin cân nhắc.</details>
Sếp bảo bạn "cứ nói thẳng là không làm được". Cách nói lịch sự nhất?
<details><summary>Đáp án</summary>「申し訳ございませんが、対応できかねます。」 — vẫn là "không" nhưng ở dạng lịch sự (できかねる), tránh 無理/できない trần trụi.</details>
MINATA làm giúp
Cần thương lượng 納期, 仕様, dung sai với đối tác Nhật mà vẫn giữ quan hệ và thể diện đôi bên? MINATA làm cầu nối kỹ thuật – thương lượng Nhật–Việt: soạn phản hồi, đề xuất 代替案 khả thi và giữ dự án tiến triển. Xem dự án Nhật–Việt hoặc dịch vụ hợp tác Nhật–Việt.
Xem tất cả bài viết kỹ thuật MINATA