技術日本語 #30 — 技術メールの書き方：宛名・挨拶・用件・依頼・結び
日本語の仕事のメールには決まった形があります。丁寧な書き出し、すぐに用件、分かりやすい本文、依頼、そして署名。この形に沿えば信頼され、そっけなさすぎても長すぎても引っかかります。この回は、そのまま組み立てて使える型をお渡しします。ベトナム側の担当者に渡す雛形としても使えます。
定型の語句
| 日本語 | かな | ローマ字 | ベトナム語 |
|---|
| ○○会社 御中 | おんちゅう | onchū | Kính gửi công ty |
| ○○様 | さま | sama | Kính gửi ông/bà |
| いつもお世話になっております | — | itsumo osewa ni natte orimasu | Cảm ơn thường ngày |
| ○○と申します | もうします | to mōshimasu | Tôi là… |
| ○○の件で | けん | ken de | Về việc… |
| 添付 | てんぷ | tenpu | Đính kèm |
| ご確認 | かくにん | go-kakunin | Xác nhận |
| お願いいたします | — | onegai itashimasu | Nhờ giúp |
| お手数ですが | てすう | otesū desu ga | Xin lỗi làm phiền |
| 恐れ入りますが | おそれいります | osore irimasu ga | Nếu được thì |
| ご返信 | へんしん | go-henshin | Mong phản hồi |
| 期限 | きげん | kigen | Hạn |
| よろしくお願いいたします | — | yoroshiku onegai itashimasu | Trân trọng |
| 署名 | しょめい | shomei | Chữ ký |
標準の型
- 宛名：
○○会社 ○○様 - 書き出し：
いつもお世話になっております。MINATAの○○です。 - 用件を一行で：
○○の件でご連絡いたしました。 - 本文： 一つの内容を一行で。添付があれば
詳細は添付ファイルをご確認ください。 - 依頼：
お手数ですが、○月○日までにご返信いただけますでしょうか。 - 結び：
よろしくお願いいたします。 - 署名： 氏名、会社、連絡先。
完成例 — 図面の確認を依頼する
○○会社 ○○様 いつもお世話になっております。MINATAの○○です。 図面No.ABC-123の寸法について確認したい点がございます。 詳細は添付の資料をご確認ください。 お手数ですが、8月15日までにご回答いただけますでしょうか。 よろしくお願いいたします。 ——(署名)——
目的別の一文
- 資料を送る：
資料をお送りいたします。ご確認をお願いいたします。 - やんわり催促：
先日の件、その後いかがでしょうか。 - 遅れを伝える：
納期に遅れが出そうです。改めてご相談させてください。 - お礼：
ご対応いただきありがとうございます。
よくある間違い
| 間違い | なぜ困るか |
|---|
いつもお世話になっております を落とす | そっけなく、礼を欠いた印象になる |
| 用件を末尾に書く | 上から読む相手に、何のメールか伝わらない |
お手数ですが や 恐れ入りますが なしで依頼する | 依頼ではなく指示のように響く |
| 急ぎなのに 期限 を書かない | 優先してもらえない |
読んだら動く — 自己チェック
金曜までに最新図面を送ってほしい。依頼の一文は。
<details><summary>答え</summary>お手数ですが、金曜日までに最新の図面をお送りいただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。 — クッション言葉、明確な期限、結びの一文。</details>
相手のメールが 「いつもお世話になっております。」 で始まっている。返し方は。
<details><summary>答え</summary>同じ言葉で返します。「お世話になっております。MINATAの○○です。」 そのまま用件へ。直訳する文ではなく、決まりごとです。</details>
MINATA にできること
図面の確認、納期の調整、不具合の連絡。日本側との技術メールを、礼儀と技術の正確さを両立させて進める必要はありませんか。MINATA が起案と添削を行い、プロジェクトの日越の連絡を担います。日越のプロジェクト、日越向けサービスをご覧ください。
MINATAの技術記事をすべて見る