技術日本語 #31 — 報告書を書く：不具合・進捗・検査結果

報告書 は、日本の職場が仕事の跡を残す方法です。不具合、進捗、検査結果、それぞれに型があります。良い報告書は 事実が先、分析が後 で、短く、証拠が付いています。この回は、いちばん書くことの多い三種類の型と語彙を扱います。ベトナム側の担当者に書式を渡すときの下敷きにもなります。

中核語彙

日本語	かな	ローマ字	ベトナム語
報告書	ほうこくしょ	hōkokusho	Báo cáo
作成日	さくせいび	sakuseibi	Ngày lập
作成者	さくせいしゃ	sakuseisha	Người lập
概要	がいよう	gaiyō	Tóm tắt
現状	げんじょう	genjō	Bối cảnh/hiện trạng
不具合	ふぐあい	fuguai	Sự cố / trục trặc
原因	げんいん	gen'in	Nguyên nhân
応急処置	おうきゅうしょち	ōkyū shochi	Biện pháp tạm
恒久対策	こうきゅうたいさく	kōkyū taisaku	Biện pháp căn cơ
再発	さいはつ	saihatsu	Tái phát
結果	けっか	kekka	Kết quả
進捗	しんちょく	shinchoku	Tiến độ
予定	よてい	yotei	Kế hoạch
課題	かだい	kadai	Vấn đề tồn
対策	たいさく	taisaku	Đối sách
添付	てんぷ	tenpu	Bằng chứng/đính kèm

進捗（予定に対する到達点）、課題（何が止めているか）、対策と次の予定。

対象と数量、結果（合格・不合格と数値）、判定と所見、添付（測定データ）。

間違い	なぜ困るか
責任を避けるため原因をぼかす	信用を失う。推測を原因のように書くより、調査中のほうがよい
応急処置と恒久対策を書かない	困ったという記述だけで、手を打っていることが伝わらない
添付の証拠や数値がない	結論に重みが出ない

不具合報告書 を求められた。最低限の三項目は。

<details><summary>答え</summary>現状・事実、原因（または調査中）、対策（応急処置と恒久対策・再発防止）。冒頭に概要、あれば添付。</details>

「不良が結構出ています。」を書き直すと。

<details><summary>答え</summary>数字にする。「不良率が3.2%で、基準の1%を超えています。」 印象ではなく事実として。</details>

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Sơ đồ khung 不具合報告書: 概要 → 現状 → 原因 → 応急処置 → 恒久対策