技術日本語 #35 — 断り方と代替案：関係を壊さないメール
技術の仕事では、できない依頼を 断る 場面が必ず来ます。守れない納期、出せない公差。あるいは 別の案を出す 場面。日本語ではまっすぐ「いいえ」とは言わず、クッション言葉を置き、必ず代替案を添えます。素っ気ない断りは、協力する気がないと受け取られます。この回は、関係を保ったまま断り、方向を変える言い方を扱います。ベトナム側の担当者がいちばん苦労するところでもあります。
語彙とクッション言葉
| 日本語 | かな | ローマ字 | ベトナム語 |
|---|
| クッション言葉 | — | kusshon kotoba | Đệm ngôn |
| 大変申し訳ございませんが | — | taihen mōshiwake gozaimasen ga | Rất tiếc nhưng |
| 難しい状況です | むずかしい | muzukashii jōkyō desu | E rằng khó |
| 対応できかねます | — | taiō dekikanemasu | Không thể (thẳng) |
| 代わりに | かわりに | kawari ni | Thay vào đó |
| 提案 | ていあん | teian | Đề xuất |
| ○○であれば可能です | かのう | ○○ de areba kanō desu | Nếu là… thì được |
| 検討 | けんとう | kentō | Cân nhắc |
| 恐縮ですが | きょうしゅく | kyōshuku desu ga | Thành thật |
| ご理解いただけますと | りかい | go-rikai itadakemasu to | Xin thông cảm |
| 可能 | かのう | kanō | Khả thi |
| 困難 | こんなん | konnan | Bất khả thi |
| 調整 | ちょうせい | chōsei | Điều chỉnh |
| 可能であれば | — | kanō de areba | Nếu có thể |
断りの型
クッション言葉、客観的な理由、代替案、そして理解のお願い。
- クッション：
大変申し訳ございませんが あるいは 恐縮ですが。 - 理由は客観的に、数字で：
技術的に公差0.01の達成は困難です。 - 代替案 — ここが要：
代わりに、公差0.03であれば対応可能です。 - 結び：
ご検討いただけますと幸いです。
三番目が必ずあること。代替案のない断りは、仕事を押し返しただけと受け取られます。
完成例 — 短い納期を断る
いつもお世話になっております。 大変申し訳ございませんが、8月10日の納期は難しい状況です。 現在の工程では、最短でも8月14日となります。 代わりに、一部を先行してお納めすることは可能です。 恐れ入りますが、ご検討いただけますでしょうか。 よろしくお願いいたします。
場面ごとの言い方
断る、難しいと伝える
- 申し訳ございませんが、その仕様では対応できかねます。
- 技術的に困難です。 — 無理です より柔らかい。
代替案を出す
- 代わりに○○を提案させてください。
- ○○であれば可能です。
よくある間違い
| 間違い | なぜ困るか |
|---|
| 無理です とだけ言う | きつく響く。難しい、困難、対応できかねます を使う |
| 代替案を添えずに断る | 協力する気がないと受け取られる |
| 「忙しくて」という感情的な理由 | 技術的で客観的な、数字のある理由にする |
| 言いにくいからと返事をしない | 断るよりも悪い。必ず返す |
読んだら動く — 自己チェック
客先の要求は ±0.005、自社は ±0.02。断りと提案を書くと。
<details><summary>答え</summary>大変申し訳ございませんが、±0.005の達成は技術的に困難です。代わりに±0.02であれば安定して対応可能です。ご検討いただけますと幸いです。</details>
「できないとはっきり言って」と言われた。丁寧な形は。
<details><summary>答え</summary>「申し訳ございませんが、対応できかねます。」 内容は「できない」ですが、できかねる の形で、無理・できない を避けます。</details>
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